Cos’è l’Enterprise Content Management (ECM)?

L’ECM è più di una mera archiviazione digitale di documenti:
ECM significa lavorare con documenti “vivi” all’interno di un sistema intelligente. Ciò consente di cercare documenti, dati e informazioni di ogni tipo, di collegarli ai flussi di lavoro, di discuterli mediante  collaboration tool o valutarli con strumenti di analisi.
Un sistema ECM è uno degli snodi centrali dell’ambiente informatico dell’azienda. Comunica con tutti i sistemi, crea processi di lavoro digitalizzati in diversi reparti e offre ampliamenti tecnici per risolvere i problemi più svariati.
Per questo, ECM è sinonimo di gestione informatica intelligente ed esaustiva.

Quali vantaggi mi offre un sistema ECM?

TEMPO
Risparmiate tempo prezioso con l’automatizzazione dei processi
COSTI
Riducete i costi grazie a un uso ottimale delle risorse
SICUREZZA
Aumentate la sicurezza dei vostri processi e dei vostri dati

Cosa si nasconde esattamente dietro un sistema ECM?

  • ARCHIVIAZIONE

Custodite un archivio di cartelle nello scantinato della ditta?
Con l’introduzione di un sistema ECM potete risparmiarvi quest’ingombrante e dunque costosa modalità di conservazione. L’archiviazione digitale di documenti, infatti, è la base di un sistema ECM: documenti, dati e informazioni possono essere archiviati in modo centralizzato e conservati, a prova di revisione, unitamente alla documentazione dei relativi processi (https://bit.ly/3n5Jizz)
L’archiviazione funziona come una classica struttura a fascicoli: ci sono scaffali, cartelle e intercalari digitali. Così anche gli amanti del cartaceo si trovano presto a proprio agio.
  • SICUREZZA DEI DATI

Un sistema ECM offre condizioni ottimali per una gestione sicura di preziosi dati aziendali. A questo contribuiscono:
  • Crittografia AES
  • Gruppi chiave di autorizzazione
  • Assegnazione di diritti di accesso a determinati documenti o per specifiche personee
Del resto ci sono sempre informazioni che non devono essere accessibili a tutti, soprattutto nel reparto personale (https://bit.ly/3x8LdIh).
Per questo, con un sistema ECM anche i dati personali sono totalmente al sicuro.
  • LAVORARE CON I DOCUMENTI

I documenti digitali non hanno nulla in meno rispetto a quelli cartacei.
Un sistema ECM, ad esempio offre un’anteprima documento digitale su cui si possono apporre timbri digitali o post-it. Molto più importante, però, è il controllo versione: chi lavora al documento deve fare il check-out, in modo visibile per tutti gli utenti del sistema. Quando poi viene effettuato il check-in, il documento torna ad essere modificabile anche per gli altri. Con un vantaggio: le versioni modificate hanno numeri sequenziali, così le modifiche sono sempre tracciabili. Sono passati i tempi in cui i documenti venivano inviati via e-mail e modificati contemporaneamente, con lo spiacevole risultato che ciascuno si ritrovava con un documento aggiornato a un punto diverso.
  • INTEGRAZIONE

Gran parte delle aziende fa uso del pacchetto Microsoft Office (https://bit.ly/3eA76rx), quindi Outlook, Word, Excel e PowerPoint fanno parte del normale ambiente di lavoro. Gli utenti di ECM non sono assolutamente obbligati ad abbandonare questo ambiente conosciuto e apprezzato:
  • Il sistema ECM si integra in una sottile barra sulla schermata.
  • Tramite questa barra, con un solo clic si possono archiviare i propri file nel sistema
Non volete comunque rinunciare al salvataggio nel file system di Windows? Il sistema ECM vi offre la possibilità di salvare un link, senza occupare spazio di archiviazione sul disco rigido.
  • RICERCA

Anche voi dedicate una parte non trascurabile del vostro tempo di lavoro alla ricerca di documenti? In quale e-mail il collega aveva allegato la scorsa settimana quell’importante documento…? ECM vi viene in aiuto con sofisticate tecnologie di ricerca, con cui potete:
  • cercare singole parole chiave o cifre
  • limitare la ricerca a una determinata data o periodo
  • cercare utenti che hanno creato o inviato informazioni
  • cercare non solo tra i nomi dei file, ma anche direttamente nel loro contenuto
  • filtrare in base al tipo di file (ad es. PDF)
  • WORKFLOW

Anche da voi le fatture cartacee arrivano innanzitutto nella cassetta postale e poi vengono portate dal punto A al punto B? I processi di approvazione analogici sono laboriosi e richiedono molto tempo.
Affinché documenti e informazioni arrivino a destinazione più rapidamente, sono necessari processi di lavoro digitali e automatizzati. Con un componente Workflow (https://bit.ly/3gttxB5), i documenti possono essere rappresentati digitalmente in un sistema ECM:
  • Avete sempre le informazioni giuste al momento giusto e nel posto giusto
  • Approvazioni in pochi secondi
  • Processi di lavoro personalizzabili in pochi clic
  • Con le visualizzazioni dei processi si ha sempre la panoramica delle modifiche e lo stato del processo di lavoro
  • COLLABORAZIONE

La collaborazione è un aspetto centrale nella gestione delle informazioni aziendali. Anche per questo, le tecnologie di chat hanno già preso piede in molte aziende. In un sistema ECM dotato di chat feed, ci si può confrontare con i colleghi direttamente sul documento. Inoltre, invece di inviare via e-mail i documenti, è possibile inviare link a documenti e informazioni, sgravando enormemente la casella di posta elettronica. E servendosi di hashtag e sondaggi, in un sistema ECM si può collaborare in modo ottimale anche in relazione a specifici argomenti.
  • ANALISI

Non risparmiereste un sacco di tempo se individuaste sempre immediatamente le correlazioni tra diverse informazioni aziendali? I moderni sistemi ECM dispongono di componenti intelligenti per l’analisi e la visualizzazione di dati (https://bit.ly/3sFKiLP) all’interno del sistema. Ciò vi permette di mettere immediatamente in relazione informazioni correlate:
  • Valutazione rapida ed efficiente di grandi quantità di dati
  • Visualizzazione di dati sotto forma di diagrammi, indicatori e tag cloud
  • Creazione di correlazioni tra dati provenienti da fonti diverse
  • MOBILITY

La disponibilità di informazioni in posizioni centrali dell’azienda è un aspetto importante dell’Enterprise Content Management. Siete spesso in viaggio e volete poter accedere alle informazioni da ogni luogo? Allora vi servono soluzioni software mobili per smartphone, tablet e accesso tramite browser web.
  • App mobili per smartphone e tablet (iOS e Android)
  • Accesso web sicuro al sistema ECM tramite browser
  • Sincronizzazione di dati e informazioni su tutti i dispositivi

Quali sono i vantaggi di un sistema ECM in sintesi?

  • Archiviazione digitale centralizzata di tutti i documenti
  • Cifratura di informazioni e autorizzazioni di accesso
  • Processi di lavoro trasparenti
  • Integrazione ottimale in Microsoft Office
  • Funzioni di ricerca con ottime prestazioni
  • Controllo digitale e automatizzato dei processi
  • Versatili opzioni per la collaborazione
  • Rapidissima analisi dei dati
  • Accesso mobile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo
Come introdurre in azienda un sistema ECM ?
L’introduzione di un ECM rende più snella e agile la vostra azienda. A patto che il processo sia personalizzato su misura per la vostra PMI e tenga conto delle vostre esigenze.
Con un’analisi dei vostri processi lavorativi attuali, potete anche voi spianare la strada a un’efficace introduzione di un sistema ECM nella vostra azienda. E allora è il momento di ripensarvi, coinvolgere i vostri collaboratori e dare il via al cambiamento!